Gå til oppsett på CheckPoint Dashboard (tannhjulet i meny på venstre side). Under fanen for ansatte kan du trykke på en ansatt for å redigere, eller trykk på pluss knappen for å legge til en ansatt. Da vil du få opp innstillinger for den ansatte som er valgt. Ovenfor tabellen med ansatte finner du flere filter som kan brukes til å søke etter ansatte. Det kreves en rolle med administrative rettigheter for å kunne gjøre endringer på oppsettet. Har du en rolle høyere i hierarkiet innenfor en organisasjon, vil du ha tilgang til alle ansatte under deg i hierarkiet.
I innstillingene til en ansatt bør alle feltene være fylt ut. Navn, mobil, e-post, rolle og språk må være valgt. Skriver du inn mobilnummeret til en eksisterende ansatt vil spørsmål om å legge til eksisterende ansatt dukke opp. Å legge til bilde kan være nyttig når man skal kjenne igjen den ansatte rundt omkring i CheckPoint. Språket som settes på den ansatte vil være det språket nettside og apper har når den ansatte logger seg inn med sin bruker. Brukernavn vil automatisk bli generert, og kan ikke endres.
Alle ansatte må ha en eller flere roller og tilknytting til enheter (et anlegg er et eksempel på en enhet). Uten en rolle vil ikke en ansatt ha noen praktisk funksjon innenfor CheckPoint. Trykk på pluss til høyre i feltet for rolle og tilknytning. Velg først rolle fra listen før du velger tilknytning etterpå. For å ta vekk en rolle kan du trykke på X til høyre i det grå feltet med rollen.
Ønsker du å slette eller deaktivere en ansatt kan dette gjøres nederst i innstillinger for den ansatte. Sletter du den ansatte vil alle roller som du ser bli fjernet fra den ansatte. Har den ansatte andre roller i organisasjonen, vil disse bli beholdt. Eksempel hvis en ansatt er medarbeider på et anlegg som du ikke har tilgang til, da vil den ansatte beholde sin rolle på dette anlegget. Deaktivering av en ansatt vil være på ubestemt tid. For å reaktivere trykker du på den deaktiverte ansatte i tabellen. Deaktivering kan være nyttig for vikarer som jobber i perioder.